Digitalização de Documentos para que serve?
Cada vez mais empresas vem adotando a prática de digitalizar seus documentos, e com isso colhem os diversos benefícios dessa prática como: facilidade na localização, otimização de espaço, segurança e muito mais, isso tudo se resume em redução de custos.
O que é digitalização?
Digitalização consiste na pratica de transformar informações contidas papel como: processos, cheques, extratos, fichas cadastrais e etc. em documentos digitais organizados e de rápida localização.
Quais os principais Benefícios da digitalização?
- Digitalizar seus documentos facilita o trabalho dentro da sua empresa: os documentos ficam mais fáceis e rápidos de serem encontrados, aumentando a produtividade, reduzindo custos com processos morosos ou desnecessários.
- Organiza seu ambiente: dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento sua mesa sem aquelas pilhas de papel.
- Acesso de qualquer lugar em qualquer momento: diferente de documentos físicos os documentos digitais podem ser acessados fora de sua empresa com toda segurança e com poucos cliques por meio de um celular, computador ou tablet com acesso a internet.
- O armazenamento eletrônico de documentos: aumenta a segurança, já que não estarão mais fisicamente disponíveis em locais como: mesas, arquivos abertos, gavetas e etc.
- Melhora a gestão da empresa: a princípio, a digitalização dos documentos pode parecer trabalhosa e levar um tempo, afinal são pilhas de documentos que serão convertidas em arquivos digitais. Mas essa decisão pode melhorar a gestão de sua empresa como um todo. Essa melhora irá trazer mais praticidade, controle do trabalho, facilidade na localização e produtividade.
Como é o processo de Digitalização?
Preparação: nessa etapa é realizada a higienização, retirada de clips e grampos e também retirar qualquer tipo de material que atrapalhe a digitalização.
Captura: consiste em escanear os documentos em um scanner de alta resolução sem perda de qualidade.
Indexação: neste momento são incluídos os índices para pesquisa do documento, que podem ser reconhecidos automaticamente, seguindo o escopo pré-determinado para cada projeto.
Processamento: etapa de conversão dos arquivos digitalizados para formatos digitais como PDF, JPG, TIF, PDF pesquisável e etc.
Assinatura (Opcional): O documento será assinado com certificado digital, gerando assim segurança jurídica e garantindo a integridade dos dados do mesmo.
Envio Falcon: na última etapa e realizado o envio automático pra o sistema na Nuvem, onde pode ser realizada tarefas como assinar digitalmente, consultar, modifica conteúdo, restringir acesso, organizar de acordo com o padrão organizacional da empresa.
Pesquisa: O sistema Falcon disponibiliza dois tipos de pesquisa para os usuários logados:
- Avançada: O usuário faz a busca pelos índices definidos na etapa de indexação, definindo vários filtros e combinando entre eles.
- Rápida: No topo da tela haverá sempre disponível o campo de busca tipo Google, ali o usuário digita sua busca, e o sistema faz a busca nos campos de indexação e também no texto de cada página dos documentos. Essa pesquisa é feita usando uma engine de pesquisa e indexação para grandes volumes de dados, com resultado extremamente assertivo e rápido.
Segurança:
A digitalização de documentos lida, na maioria das vezes, com documentos sigilosos. Com essa premissa o sistema segrega cada documento a seus interessados, assim um usuário que está logado no sistema só terá visualizará os documentos que seu perfil de acesso permite.
O que diz o novo decreto de digitalização?
Visando sempre estar atualizada e em conformidade as regras decretadas pelo presidente da república, a Cassini Digital segue o que foi promulgado em março de 2020, no decreto nº 10.278, que estabelece as regras e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
No anexo I do decreto
Estabelece os padrões mínimos para digitalização de documentos
| DOCUMENTO | RESOLUÇÃO MÍNIMA | COR | TIPO ORIGINAL | FORMATO DE ARQUIVO* |
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
No anexo II trata dos “Metadados Mínimos Exigidos”, ou seja, as principais informações sobre os documentos.
Para todos os documentos.
- assunto: palavras-chave que representam o documento;
- autor (nome): pessoa natural ou empresa emissora;
- data e local da digitalização;
- Identificador do documento digital: identificador único atribuído a ele quando é capturado para o sistema;
- responsável pela digitalização: pessoa física ou jurídica;
- título;
- tipo documental: tipo conforme a atividade que o gerou;
- hash (chekcsum) da imagem: algoritmo específico.
Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno.
- classe: classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento;
- data de produção do documento original;
- destinação prevista (eliminação ou guarda permanente): transferência, recolhimento, eliminação;
- gênero: gênero documental conforme o sistema de signos aplicado;
- prazo de guarda: prazo definido em uma tabela específica.
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